Tableau de bord pour le suivi de la rentrée scolaire au Mexique

En mai 2020, alors que la pandémie de Covid-19 se propageait dans le monde entier et devenait de plus en plus complexe à gérer, UNICEF Mexique a initié la première activation de la convention-cadre de partenariat 2019-2022 (également appelé « LTA » ci-dessous) signée par le siège d’UNICEF, CartONG et MapAction au second semestre 2019.

Cette première activation découle de la demande de soutien formulée par le Secretaría de Educación Pública ou Ministère de l’Éducation mexicain (également appelé « MoE » ci-dessous) auprès d’UNICEF en vue de soutenir la création d’un tableau de bord spécialement conçu pour afficher et suivre en temps réel – au niveau national – des indicateurs clés concernant les écoles primaires afin de pouvoir cartographier facilement les cas de Covid-19 avant le début de la nouvelle année scolaire. En tant que tel, le tableau de bord était censé jouer un rôle primordial pour aider le Mexique à appréhender au mieux le retour à l’école de millions d’élèves dans le contexte de la crise sanitaire.

Dès le début du projet, il a été décidé que le formulaire et la base de données utilisés pour recueillir les données seraient gérés par le MoE au niveau fédéral – avec la possibilité de recueillir des informations directement auprès des écoles. Cela constituait en soi un effort sans précédent de la part du MoE, puisque pour la première fois, il allait être possible de disposer d’informations en temps réel et d’identifier les besoins des écoles sans avoir à trianguler les informations à travers chacun des bureaux locaux du Ministère de l’Éducation. Pour le reste, si le MoE (via le sous-Ministère de l’Éducation élémentaire) et UNICEF étaient chargés des discussions techniques sur les indicateurs clés, le développement du tableau de bord était, pour sa part, la prérogative de CartONG et de MapAction.

Le saviez-vous ?
Le LTA conjoint avec UNICEF a été rendu possible par la signature d’une convention cadre de partenairat de 3 ans entre CartONG et MapAction dans la première partie de 2020.

 

Un tableau de bord analytique complet pour faciliter le suivi de la rentrée scolaire

Le tableau de bord a été conçu pour afficher, à la fois sur une carte et sur une série de graphiques, plusieurs indicateurs clés – déterminés par le MoE et UNICEF Mexique – liés à la Covid-19 et portant sur les écoles primaires, à différentes échelles : du niveau des écoles, en passant par le niveau municipal, les divisions administratives du pays et, enfin, le niveau fédéral. En outre, le Ministère de l’Éducation souhaitait garantir une mise à jour quotidienne du tableau de bord en demandant au directeur de chaque école (ou à son délégué) de collecter régulièrement les données.

Alors que le tableau de bord avait été envisagé à l’origine comme un outil de suivi et de prise de décision réservé aux chefs d’établissement et aux fonctionnaires, le Ministère de l’Éducation et UNICEF ont rapidement demandé, dans les premières étapes du processus de développement, qu’il soit conçu pour un usage public afin qu’il puisse être également accessible aux familles, aux associations et aux médias, ce qui a nécessité des modifications du système initial.

Dès juin 2020, CartONG et MapAction ont donc travaillé sur le processus de gestion et de visualisation des données qui associait les deux composantes suivantes :

1. Le back-end du tableau de bord : fonctionnant sur le Microsoft Azure (plateforme applicative en nuage de Microsoft), il extrait quotidiennement les données de la base de données centrale gérée par le MoE. Un ensemble de fichiers comportant l’ensemble des données est ensuite stocké sur le Blob Storage d’Azure. Le système Azure comprend un calcul d’agrégation quotidien permettant de lire les données sources disponibles au niveau des écoles et d’obtenir automatiquement des données au niveau des municipalités, des divisions administratives puis au niveau fédéral.
2. Le front-end du tableau de bord : développée avec Vue.js et hébergée sur Azure, l’application front-end lit les fichiers stockés sur le Blob Storage. Les données sont ensuite classées en différentes catégories dont : les informations générales sur les écoles (nombre d’élèves inscrits, nombre d’employés, inscription à différents programmes), les actions menées contre la Covid-19, les taux d’absentéisme des élèves, les conditions sanitaires (approvisionnement en eau, disponibilité de savon, de serviettes et de gel hydro-alcoolique, ou l’existence d’un système de drainage, entre autres), etc. et génèrent les différentes présentations graphiques à la demande de l’utilisateur.

Les différents types de visualisation de données figurant sur le tableau de bord ont été conçues en fonction de l’importance accordée à chaque indicateur par le Ministère de l’Éducation mexicain :

• Le groupe d’indicateurs clés – dont le pourcentage de cours dispensés sur place, le taux de présence des élèves, des enseignants et des autres membres du personnel lorsque l’école est ouverte, les raison expliquant l’absentéisme et le pourcentage d’écoles disposant d’eau ou de savon pour se laver les mains – ont toutes leur propre mode de visualisation adapté à la nature des données (pourcentages, camemberts, diagrammes à barres, etc.).
• D’autres types d’indicateurs – par exemple les services de base proposés dans les écoles, les conditions sanitaires de base existant dans les écoles ou les raisons pour lesquelles les écoles ne proposent pas de cours sur place – sont affichés sous forme de tableau en dessous de la carte et des graphiques principaux.

 

Une première collaboration pour CartONG et MapAction dans le cadre du LTA

Pour cette première collaboration dans le cadre de la convention-cadre de partenariat avec UNICEF, chaque organisation a pris en charge différents aspects.

MapAction, en s’appuyant sur l’expertise du bénévole que l’organisation avait identifié pour le projet, s’est chargée du développement, de la configuration et du support de toute l’infrastructure Azure Cloud (c’est-à-dire la partie back-end du développement du tableau de bord). Par conséquent, MapAction a également assuré toutes les communications techniques avec les responsables de la base de données du Ministère de l’Éducation, et a pris en charge une série de tests clés (contrôle de la qualité, test d’acceptation par l’utilisateur, tests du système automatisé, etc.) avec le soutien de CartONG.

Parallèlement, CartONG s’est chargée du développement du front-end du tableau de bord. L’outil ayant été conçu pour différents types de publics cibles, il était primordial de le rendre aussi facilte d’utilisation que possible pour l’ensemble de ces utilisateurs. L’expertise de l’une de nos développeuses web en matière de conception centrée sur l’expérience utilisateur (user-experience design ou UX design en anglais) a donc joué un rôle central dans le développement de l’interface de l’application. CartONG a également piloté le projet pour les deux organisations tout en assurant la majeure partie de la coordination avec UNICEF, dont la définition des besoins, les présentations et la gestion des retours (ou feedback en anglais).

Par la suite, la situation devenant de plus en plus compliquée au Mexique – les écoles restant fermées pour le reste de l’année scolaire; le lancement public du tableau de bord prévu fin août 2020 a été reporté à 2021 – ce qui a laissé plus de temps à nos deux organisations pour préparer l’outil pour l’année scolaire 2021-2022. En particulier, CartONG a travaillé sur la documentation utilisateur tandis que la documentation technique et les mises à jour du tableau de bord ont été réalisées conjointement par les deux équipes.

 

Concevoir un tableau de bord en privilégiant l’expérience utilisateur !

L’un des grands enjeux liés au développement de cet outil était de le rendre facilement accessible à tous types d’utilisateurs, qui plus est après la demande du Ministère de l’Éducation de rendre le tableau de bord public. Inévitablement, cela a amené CartONG à porter une attention accrue à l’expérience utilisateur et, notamment, à développer des fonctionnalités intuitives pour l’utilisateur. C’est pour cette raison que la navigation sur la plateforme peut s’effectuer soit au travers de la carte en zoomant et dé-zoomant, soit à partir des menus déroulants.

Outre l’ergonomie du tableau de bord sur tous types d’appareils, une attention particulière a été portée aux couleurs, aux icônes utilisées pour représenter les différents graphiques ainsi qu’aux différents types de graphiques permettant de lire les données plus facilement. Un code couleur en accord avec le codage utilisé au niveau national par le Ministère de la Santé pour cartographier les situations sanitaires liées à la pandémie de Covid-19 a également été mis en place.

Au fur et à mesure que l’utilisateur navigue sur le tableau de bord, zoomant en avant et en arrière sur la carte, les données se désagrègent passant du niveau fédéral, aux divisions administratives, puis aux municipalité et, enfin, au niveau des écoles. Les couleurs de la carte et des graphiques s’adaptent également à chaque niveau et situation. L’utilisateur peut ainsi utiliser le code couleur comme fil d’Ariane pour naviguer facilement d’un niveau ou d’une situation à l’autre.

Afin de rendre le tableau de bord largement utilisable, la carte et les graphiques peuvent également être téléchargés au format PDF pour une lecture et une utilisation hors ligne. L’utilisateur peut également télécharger les données brutes du tableau de bord – qu’elles soient désagrégées ou non – sous forme de fichier CSV.

 

Quelques enseignéments tirés de cette première activation

En raison de l’instabilité de la situation au Mexique, comme dans de nombreux pays de par le monde à la même époque, et du fait que la situation sanitaire demeure toujours épineuse, notamment pour les écoles, CartONG et MapAction ont été contraints de s’adapter continuellement tout au long de cette activation. Ces changements ont parfois affecté le modèle de données avec un impact direct sur la configuration back-end du tableau de bord ou sur certains aspects de la conception front-end (notamment le placement des indicateurs, la gestion des labels, etc.) Cette première activation a donc réaffirmé la nécessité pour CartONG de tout faire pour consolider autant que possible l’étape de définition des besoins, en essayant de mieux anticiper les contextes instables qui pourraient entraîner des changements du cahier des charges, en vue de toujours mieux accompagner l’organisation partenaire et mener le projet.

Sur un plan plus technique, le développement d’un tableau de bord d’une telle envergure a nécessité un effort d’adaptation et de réactivité de la part des équipes de CartONG et de MapAction. Après avoir reçu la demande du MoE pour un outil public, nous avons dû réévaluer le nombre d’utilisateurs cibles, qui a été estimé par MapAction à un peu plus de 25 000 utilisateurs simultanés. Nous avons ensuite dû nous assurer que l’application pourrait supporter ce nombre d’utilisateurs, puisque cela nécessite des systèmes plus complexes. Heureusement, les tests de stress effectués avec loader.io ont été très encourageants, confirmant que le tableau de bord pouvait accueillir 950 demandes utilisateur par seconde. Parallèlement, prenant en compte la nécessité de rendre ses partenaires pleinement autonomes au-delà du soutien apporté dans le cadre de l’activation, CartONG et MapAction ont également travaillé à de la documentation technique et utilisateur afin d’assurer une passation fluide.

Dans l’ensemble, la collaboration avec MapAction s’est avérée constructive pour CartONG, celle-ci nous a permis d’étendre notre champ d’action s’appuyant sur la complémentarité des compétences techniques de chaque organisation. Bien que le tableau de bord doive encore être officiellement rendu public par le Ministère de l’Éducation mexicain et UNICEF, il est actuellement utilisé quotidiennement par les directeurs d’école et le personnel du MoE. Par ailleurs, les retours des deux organisations sont très positifs.

Le tableau de bord a finalement été présenté par UNICEF Mexico et le Ministère de l’Éducation mexicain le 21 avril 2022. Nous vous invitons à découvrir la page du site d’UNICEF Mexico qui lui est dédiée (en espagnol): https://www.unicef.org/mexico/tablero

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Depuis la première activation, CartONG a travaillé sur deux autres demandes en 2020, à savoir le développement d’un dispositif de « hotline Covid-19 » pour les opérations d’UNICEF de par le monde, ainsi qu’une demande de travail sur un tableau de bord PowerBI pour les opérations d’UNICEF aux Philippines.